お悔みメールをもらったときの返信の仕方は？マナーなどを解説

お悔みの言葉とは、訃報を受けた際、遺族に伝えるものです。故人の死を悼むとともに、遺族への慰めや励ましを表します。お悔みの言葉は、直接会って伝えたり、電話で伝えたりすることが一般的でしたが、最近はメールでお悔みを述べる機会も増えてきました。

そもそもお悔みをメールで済ませていいのか？という疑問を抱く人も多いでしょう。たしかにメールは対面や電話に比べて略式であることは否めません。しかし近年はメールが生活に密着したツールとなっているため、メールが礼儀に反するということもありません。

実際にお悔みメールをいただいた場合には、返信はどうしたらよいのでしょうか。その方法や書き方、マナーについて以下にまとめました。

もしメールでお悔みをいただいた場合には、基本的に返信もメールで行ってかまいません。お悔みメールが来た場合は、先方が、遺族に負担をかけまいとして敢えてメールを選んだ可能性があります。そういった気遣いはありがたく頂戴しましょう。もちろん電話や直接会って返事を述べてもかまいません。

お悔みメールの返信をメールでする場合、使用するツールは大きく2種類に分けられます。すなわちスマートフォンや携帯電話といったモバイル機器と、パソコンです。基本的にはお悔みメールが届いたアドレスから、先方に返信します。その際、モバイル機器とパソコン機器の場合は返信の書き方が若干異なります。それぞれについて見ていきましょう。

スマートフォンにお悔みメールが来た場合は、相手もスマートフォンからメールを送っていることが多いです。こちらからの返信もスマートフォンや携帯のメールでかまいません。

スマートフォンでのお悔みメールは短いことが多いです。よって返信も、基本的に短く簡潔なものでかまいません。もちろん相手や相手のメールの内容によって言葉遣いや内容は変化させましょう。もし相手のお悔みメールがとても丁寧だけれど、自分にそれほど長文を打つ余裕がない場合は、最後にその旨を詫びる一言を添えておきます。

気をつけるべきは、文の内容よりも返信の速度です。モバイル機器でのメールのやり取りは、パソコンに比べると簡単に行うことができます。丁寧な文面を考えるより、簡潔で丁寧な返事をなるべく早く送ることを重視するほうがよいでしょう。

パソコンを使うなら、やや長めの文章や、改まった文章でも、読みにくいということはありません。相手のパソコンのアドレス宛にお悔みメールへの返信をする場合は、お礼状を書くようなつもりで、少し改まった文面や内容を心がけるとよいでしょう。

パソコンのメールはスマートフォンなどと比べて目を通す頻度が低いです。よって相手も緊急の返信を求めていません。スマートフォンに比べると、返信の速度はそう早くなくてもかまいません。慌てて返信をするよりも、すこし時間をかけて丁寧な返信メールを送るとよいでしょう。かといって時間を空けすぎるのは禁物です。

続いてお悔みメールへの返信の書き方について解説します。メールでの返信は、「簡潔に、読みやすく」を心がけておくと、まず失敗がありません。それでは抑えるべきポイントをご紹介します。

お悔みメールへの返信をする際は、相手が一目でどんな用件なのか分かるようにします。具体的には、必ず件名に、「お悔みの言葉への返信であること」を明記します。一般的な文例を挙げてみます。

・ご丁寧におそれいります。

・お気遣いいただきありがとうございます。

・痛み入ります。

このように、お悔みメールへの返信の件名は、お悔やみをいただいたことへの感謝を表します。

お悔みメールへの返信の場合、基本的に時候のあいさつは必要ありません。本文は以下の3つのポイントに沿って書いていきます。あわせて例文もご紹介します。

・お悔みの言葉へのお礼（例:お忙しい中、メールをありがとうございました。）

・現在の状況（例:葬儀を終え、すこし落ち着いてきたところです。）

・今後のこと（例:仕事には〇〇日から復帰します。）

文面や内容はメールを送る相手によって変化させますが、おおむね以上のような流れで本文を書きます。3つ目のポイントである「今後のこと」は、相手が上司や同僚などの場合に書きましょう。文末にもう一度お礼の言葉を繰り返すと、より丁寧な返信メールになります。

お悔みメールへのお礼の言葉として、「お心遣いありがとうございます」や「お気遣いありがとうございます」といった文言がよく使われています。一見は同じような言葉ですが、「お心遣い」と「お気遣い」には使い分けが必要ですので、注意しましょう。

「お心遣い」とは、香典や供物など、品物をいただいた場合に使うお礼の言葉です。一方、「お気遣い」は相手の気持ちに対するお礼の言葉になります。「お心遣い」と「お気遣い」の使い分けはビジネスマナーの1つでもあります。

お悔みメールへの返信の文面は、相手の年齢や地位、親しさに応じて使い分けましょう。気心の知れている相手ならば、返信は一言二言の短い文面でも気持ちは伝わります。返信メールの相手別の書き方のポイントと、例文をあげてみます。

それなりに親しい相手への返信は、肩ひじ張った言葉遣いをする必要はありません。先に解説した3つのポイントに沿って、自分なりの言葉でお礼や近況を伝えましょう。文例をご紹介します。

「この度はお忙しい中、あたたかなメールをありがとうございました。葬儀をなんとか無事に終えることができて、一息ついたところです。仕事には〇日に復帰する予定です。メールで失礼してしまい、申し訳ありません。このたびは本当にありがとうございました。」

基本的なお悔みメールへの返信の文例で、誰にでも使えます。相手によっては敬語を使わない場合もあります。

とても親しい相手にお悔みメールへの返信をするときは、相手にお礼の気持ちが伝わればどんな文面でもかまいません。例をあげてみましょう。

「メールありがとう。私は大丈夫です。返事が遅れてごめんね。」

気心の知れている相手ならば、これくらいの短さでも十分に気持ちは伝わるでしょう。気になるようならば後日改めて会ったり、自分からメールをしてみたりしましょう。

上司や仕事先の相手など、さほど親しい間柄でない場合は、あまりに砕けすぎた文面はNGです。ただし、無理に難しい言葉を使ったり、形式ばった内容を書いたりする必要はありません。お礼の気持ちを率直に伝えるとよいでしょう。

「このたびはお忙しい中、あたたかいお言葉をいただき、誠にありがとうございました。無事に葬儀を終えて一区切りついたところです。これからは家族みんなで力をあわせて頑張っていこうと思っています。しばらくの間はなにかとご迷惑をおかけするかもしれませんが、よろしくお願いいたします。職場には〇日に復帰します。とりいそぎ、メールで失礼させていただきます。」

目上の方への返信はパソコンのアドレスにするのが無難です。スマートフォンに返信するなら、もうすこし短い文章にしてもよさそうです。いずれにしろ、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

お悔みメールへの返信をする際には、いくつかの注意点があります。主だったものをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

お悔みメールをいただいたときに、文末に返信不要の旨が記されている場合があります。身内に不幸があったときは、葬儀の準備などであわただしく、時間に余裕がないため、先方が気を遣ってそのように書き添えるのです。

たとえ文末に返信不要と書いてあったとしても、返信は必ず行いましょう。ゆっくり返信する時間がないときは、「お心遣いありがとうございます」などの一文でかまいません。もしも、葬儀の後に顔を合わせる機会などがあるなら、kの場合は返信せず、直接お礼を言ってもかまいません。

繰り返しになりますが、お悔みメールへの返信は「短く簡潔」であることが基本です。お礼の言葉や現在の近況を明朗簡潔な文章でまとめましょう。とくにスマートフォンを使ってのメールのやり取りの場合、冗長な文章は読む側に負担をかけますので、注意しましょう。

もし細々したことをつづりたいなら、とりあえず簡潔に返信メールをしておき、後日改めて手紙をしたためる方法がおすすめです。

不幸があった際は「忌み言葉」を使わないように気を付けます。忌み言葉は「繰り返しの言葉」「生死を直接表す言葉」「死や苦しみを連想させる言葉」の3種類があります。

繰り返しの言葉とは「つぎつぎ」「またまた」のように同じ言葉を2度繰り返す言葉や、「重ねて」「再び」「追って」など、重複を指す言葉です。繰り返しの言葉を避けることには、不幸が繰り返さないようにという意味が込められています。

生死を直接表す言葉とは、すなわち「死ぬ」「生きていれば」などがあります。不幸の際には「逝去」「ご不幸」「亡くなる」「生前」などの表現を用いましょう。また、「病気」「事故」「消える」などの、死や苦しみを連想させる言葉も避けるのがマナーです。

忌み言葉はお悔みメールへの返信はもちろん、お悔みの言葉をかけるときや、弔電の際にも使用してはいけません。

お悔みメールへの返信はなるべく早いタイミングで行いましょう。できれば葬儀が終わってから3日以内、遅くとも1週間以内がおすすめです。とくに、お悔みメールをくださった方と顔を合わせる予定があるときは、早めに返信したほうが、のちのちの付き合いに支障が出ません。もし返信する余裕がないままお会いするときは、直接お礼とお詫びを伝えましょう。

それ以外に、お悔みメールへの返信をしそびれてしまった場合は、四十九日の法要を終えてすぐのタイミングがおすすめです。四十九日は故人の魂が成仏し、忌が明ける日です。お悔みメールへの返信をこのタイミングで行うときは、無事に忌明けを迎えた報告とともに、お悔みの言葉へのお礼と、返信が遅れたことへのお詫びを伝えましょう。

メールは相手の都合のよいときに見てもらえるというメリットがあります。だからといって、お悔みメールへの返信はいつでも送信していいものではありません。早朝や深夜は避け、常識的な範囲の時間帯に送信するのがマナーです。

最近は、SNSやアプリのメッセージ機能でお悔みの言葉をいただくことも増えてきました。そういった場合は、こちらもメッセージ機能を使って返信してかまいません。メッセージ機能を使って返信する場合は、メールよりもさらに簡潔な内容でまとめるようにしましょう。

英語でお悔みメールをいただくこともあります。そういった場合は、こちらも英語で返信するのがマナーです。書き方の内容やマナーは日本語の場合と変わりません。また、英語だからと言って肩ひじ張る必要はなく、シンプルなお礼の言葉でかまいません。

・Thank you.（ありがとうございます。）

・Thank you for your concern.（お気遣いありがとうございます。）

・I appreciate your kind words.（あたたかい言葉に感謝します。）

以上が文例です。

メールでお悔みの言葉を返信する場合もあります。たとえば、訃報をメールで受け取った場合の返信などが考えられます。ここからは、お悔みのメールを返信するときの方法やマナーについて簡単に説明します。

返信でお悔みメールを送る場合も、基本的なマナーや方法は、お悔みメールへの返信の場合と同じです。内容は以下のポイントを押さえてください。

・件名には用件を記す（例：お悔み申し上げます。）

・故人を悼む言葉（例：〇〇のご逝去の報に接し、心からお悔み申し上げます。）

・遺族を労わる言葉（例：どうぞご自愛ください。〇〇のご冥福をお祈りいたします。）

お悔みメールでは、故人への哀悼の意を表し、先方をいたわることが大切です。親しいなら砕けた言葉遣いでかまいませんが、絵文字やスタンプは使わないのがマナーです。

お悔みメールを送る場合は、文末に返信不要の旨を添えておきましょう。先方は不幸に際して動揺していたり、葬儀の準備に追われていたりします。ゆっくり返信する余裕はありませんので、先回りして気遣いを見せるのが大人のマナーです。

もちろん、返信をせがんだり、故人の死因を聞きたがったりするような真似は絶対にNGです。相手が返信せざるを得ないような書き方も避けます。お悔みメールを送るときは、相手の立場に立ち、悲しみに寄り添えるような内容を心がけましょう。

お悔みメールへ返信するときは、たとえ短い文面であっても、なるべく早く返信することが大切です。もちろん無理をする必要はありませんが、相手が示してくれた気持ちにこたえられるような内容や返信の仕方を考えましょう。