訃報の案内をメールで送る際の基本的な文例を紹介｜返信例も紹介

まずは、訃報について紹介していきます。訃報とは、死去したことや通夜・告別式の葬儀に関する内容をお伝えすることです。基本的には、電話やFAXや電報を使ってお知らせすることが多数を占めています。

さらに、情報を広く伝えたい場合には新聞を使用することも良くあります。昨今では、インターネットの普及に乗じて、メールやSNSなど様々な方法で訃報のお知らせが可能になりました。その結果、幅広く多様化したため、どの方法を使用するのかお知らせする側が考えて対応しなければなりません。

訃報をメールで送る際に抑えておきたいことは、次の4つです。1つ目が、「訃報をメールで送ることは可能か」についてです。2つ目が、「訃報の連絡は誰にすべきか」についてです。3つ目が、「忌み言葉は避ける」についてです。

そして4つ目が、「訃報のメールの宛先に注意する」についてです。以下で、この4つの詳細を紹介していきます。

これまで訃報は、電話あるいは書面ものでした。特に親しい関係の方に対しては、電話で伝えるのが通例とされてきました。しかし、葬儀に不慣れなため、訃報を電話で伝えている時間的な余裕がないケースもあります。

故に、素早く多数の方に訃報を送る手段としてメールを利用することも問題なくなってきました。現在ではメールでお知らせすることも一般的です。故人がビジネスパーソンな場合、社内や取引先など多くの関係者に向けて迅速に訃報を届けることが必要になることもあります。

こういった場合はメールの利用が効率的であると考えられることも多く、ビジネスシーンではメールによる訃報が主流です。

訃報の連絡は以下、4つのグループに送る必要があります。1つ目が、家族です。2つ目が、葬儀会社や菩提寺です。3つ目が、友人や知人です。4つ目が、所属する会社です。そして5つ目が、自治体です。以下で詳細を説明していきます。

最初に、訃報を伝えなければならない相手は、近親者や親族です。特に、遠方の親戚は、葬儀会場に来る日程を調整しなければならないので、早めに連絡することを心がけてください。

親族や近親者への連絡が済んだら、葬儀の日取り等を具体的に決めるために、葬儀会社に連絡してください。この時、菩提寺がある場合は、僧侶にお経を読んでもらう必要があるため、菩提寺とも連携を取り日取りを決めていきましょう。

ただし、親族への訃報連絡の際に葬儀の日取りも伝えたいという人は、一番最初に葬儀会社に連絡することも1つの方法です。

次に、故人の友人や知人。そして、会社の関係者等の故人と親しかった人に連絡してください。特に故人の友人などへは、訃報と共に葬儀の日取りも一緒に伝えることが良いでしょう。この時、連絡を取ることができた友人に対しては、周りの方々に伝えてもらえるように頼んでください。

自分の会社に対して、忌引等の手続きを申請しなければならないため、詳細が決まってから連絡しなければなりません。この時、直属の上司に対しては電話で連絡することが通例です。そして、こちらの上司にある程度の範囲での社内への連絡をお任せするのがその後の手続きをスムーズにしてくれます。

最期に、葬儀の詳細が決まってから各自治体の責任者の方に電話で連絡してください。その後は、自治体に所属する責任者の方からそれぞれ伝わっていくことが一般的な流れです。

訃報やお悔みの言葉を伝える時、忌み言葉は使用してはいかません。具体的には、「4」や「9」など「死」や「苦」を思わせてしまうような数字。他には、「死」や「苦」や「迷う」などの言葉。

加えて、「重ね重ね」・「重ねる」・「追う（追って）」・「くれぐれも」・「再三」・「たびたび」・「しばしば」・「いよいよ」・「再び」。この様な、重ね言葉も不幸が繰り返されてしまい、不幸が続くなどを連想させてしてしまう言葉は使用してはいけません。

さらに、「死んだ」「死亡した」「生きていたころ」「生存されていた」等のストレートすぎる言葉も使用することは控えてください。この時、「逝去」「ご生前」「元気なころ」など似たようなやわらかい言葉に言い方に換えて使用してください。

訃報をメールで送る時に特に注意しなくてはならないことは、宛先を間違えるケースです。もし、送信した後で間違いに気づいたとしても残念ながら取りかえすことは不可能です。本当に送信しても良い相手か。

あるいは、送信すべき相手なのかを送信前に再度確認して、メールを送信するようにしてください。メールはボタン一つで簡単に送信できるので、簡単で手軽ですが、間違えると大変です。十分注意して対応するようにしてください。

訃報をメールで送る際に、本文に記載すべきことは次の5つです。1つ目が、「故人の名前と年齢」です。2つ目が、「故人が亡くなった日時」です。3つ目が、「喪主の名前と連絡先」です。4つ目が、「宗教宗派から交通手段」です。そして5つ目が、「香典辞退について」です。

最初に故人の方の名前はフルネームで姓・名を正しく書いてください。名前を記載する時は、『故　〇〇〇　儀』と記載することが一般的です。以下で、それぞれ意味を紹介します。故は亡くなったことを表す言葉です。そして儀は、儀式や礼式などを表す言葉です。

次に年齢について紹介します。普段は、満年齢で話をする人が多いかもしれません。しかし、訃報の場合の年齢は宗教宗派を問わず『数え年』で書かなければなりません。この『数え年』とは、生まれた年を『1歳・1年』とする数え方です。

一方で満年齢は、生まれた年を『0歳・翌年1歳』とする数え方です。こちらの年齢は『享年』という言葉を使って記載します。数え年で90歳の方だった場合は『享年　90歳』と書いてください。

故人が、亡くなった日はとても重要です。そのため、正しく記載するようにしてください。ただし、時間については、必ず正確に記載しなければならないものではありません。具体的には、「早朝」・「深夜」などで表現です。

葬儀の喪主の名前はフルネームで。そして、連絡先も省略することなく記載してください。なぜなら、訃報を受け取った相手は、連絡が必要になった場合は必ず喪主の方のお名前で対応することになるからです。

そのため、名前や連絡先に間違いがないよう注意してください。ただし、訃報を喪主ではない方が伝えるん場合は注意が必要です。

具体的には、故人との関係を記載するとより誰から連絡がきた訃報なのか受け取った相手にわかりやすくしてください。例えば、故□□□の妻の〇〇です。他には、故□□□の息子の△△の様な形です。

まず、参列者が準備をするために、宗教宗派はとても重要な情報です。なぜなら、宗教宗派によってしきたりが異なるためです。そのため、宗教や宗派は抜けのないように記載してください。

次に参列者が予定を調整するために必要な「通夜・告別式・葬儀の日時・場所」までを正確に記載するようにしてください。なぜなら、参列してくれる方が全員すぐに斎場の場所がわかり、行ったことがある場所とは限らないからです。

こうしたケースを防ぐ為に、地図や交通手段なども記載しておくとより親切でわかりやすい記載を心がけてください。まとめると、受け取った相手の事を考え、正確でわかりやすい訃報を作ることを心掛けることが重要です。

最期に、香典や供物・供花を辞退する場合は辞退の事を必ず記載しておいてください。香典辞退については、「お香典・ご供花・お供物などご辞退申し上げます。」の様な曖昧な言い回しなどは使わずに、ストレートに意思を伝えることが大切です。

なぜなら、訃報は亡くなった方の大切な交友関係の方たちにお伝えするお知らせだからです。大事な家族が亡くなり、悲しみが癒えぬまま対応しなくてはならずとても辛く大変なことですが、訃報を受け取った方に正しく情報が伝わり、わかりやすく、失礼のないように心がけてください。

訃報をメールで送る際の文例を紹介していきます。次の3つが抑えておきたいパターンとなっています。1つ目が、社内にメールで送る場合の文例です。2つ目が、社外にメールで送る場合の文例です。そして3つ目が、親族・友人に送る場合の文例です。

以下で社内にメールで送る場合の訃報の文例を紹介していきます。以下、本文です。　社員各位　○○部○○課○○○○殿が、○年○月○日午後○時○○分　ご病気のため享年○○歳にて永眠されました　ご冥福をお祈りするとともに、謹んでお知らせ申し上げます　通夜、葬儀告別式は下記のとおり、○式にて執り行われます

1.通夜　○年○月○日 ○時~○時　ご自宅にて　○○県○○市○○町○番○○-○○　最寄り駅：○○線○○駅 下車 徒歩○分（添付の地図をご参照ください）　2.葬儀告別式　○年○月○日 ○時~○時　○○斎場にて　○○県○○市○○町○番○○-○○　TEL：○○○-○○○-○○○○　最寄り駅：○○線○○駅 下車 徒歩○分（添付の地図をご参照ください）

3.仏式　○宗　4.喪主　○○○○様（ご令室）5.お問い合わせ先　○部 ○○○○　TEL：○○○-○○○-○○○　メール：○○○@○○○.○○　ここまでが基本的な文例です。

以下で、社外にメールで送る場合の訃報の文例を紹介していきます。　以下、本文です。○会社御中　弊社代表取締役社長○○○○儀かねてより病気療養中の処　○年○月○日午前○時○○分、享年○○で逝去いたしました　ここに生前のご厚誼に感謝し謹んでお知らせ申し上げます　

葬儀告別式は社葬を以て下記の通り執り行います　1.日時　○年○月○日　葬儀 ○時~○時　告別式 ○時~○時　2.場所　○○斎場にて　○○県○○市○○町○番○○-○○　最寄り駅 ○○線○○駅 下車 徒歩○分　（添付の地図をご参照ください）3.仏式　○宗　4.喪主　会社○○ 取締役○○様

5.本件お問い合わせ先　○部 ○○○○　TEL：○○○-○○○-○○○○　メール：○○○@○○○.○○
住所：○○県○○市○○町○番○○-○○　なお　ご家族の意向によりご厚志については固くご辞退申し上げます　ここまでが基本的な文例です。

以下で、親族・友人にメールで送る場合の文例を紹介していきます。　以下、本文です。お世話になっております。○○の長男　○○です。　突然のご連絡失礼いたします　父○○がかねてより病気療養中のところ　○○月○○日○時○分　享年○○にて急逝致しました

生前は懇意にして頂きまして誠にありがとうございました　ここに生前のご厚誼に心より感謝し謹んでお知らせいたします　 お通夜ならびに葬儀式告別式は下記の通り執り行います　1.お通夜　○月○日　○時~○時　自宅にて　○○県○○市○○町○番○○-○○　

2.葬儀告別式　○月○日　○時~○時　○○斎場にて　○○県○○市○○町○番○○-○○　TEL：○○○-○○○-○○3.仏式　○宗　4.喪主　○○　葬儀まで時間がなく、取り急ぎメールでお知らせいたしました。TEL：○○○-○○○-○○○○

訃報のメールを受け取った際の対応について紹介します。基本的には、メールに記載されているお通夜や葬儀のスケジュールの確認をした後に、お悔やみの気持ちを込めたメールを返信します。以下で、詳細を紹介していきます。

訃報の案内が届いた時、最初に誰が亡くなり、通夜・告別式がいつ行われるのか、場所はどこなのかを確認してください。次に、参加可能なのかスケジュール確認をしてください。

この時、どうしても参加が難しい場合は仕方ありませんが、出来る限り参列できるよう調整してください。参加するための準備のために、確認すべきことがあります。具体的には、宗教宗派で葬儀が行われるのか、香典辞退などの追記事項等です。

訃報が届いても、通夜・告別式が家族・親族だけで行う家族葬などの記載がある時、一般参列を受け付けない場合があります。辞退に関するご案内も届いた訃報には記載があるはずなので、確認してください。

お悔みの言葉とは、亡くなった方への気持ちや、亡くなったことを悲しむ言葉を伝える言葉です。こちらは、訃報の第一報に対して早く遺族の方にお悔みの言葉を伝えたいという時に使用手段としてとても有効です。

ただし、メールでお悔みの言葉を伝えることは、マナー違反や失礼ではありませんが、推奨はしていません。その事を念頭においた上で、仮にメールでお悔みの言葉を伝えていたとしても、通夜・告別式に参列した時や、遺族の方に会った時には改めてお悔みの言葉を伝えるようにしてください。

この時、直接お悔やみの言葉を伝える時も、メールで伝える時と同様に忌み言葉（繰り返しになる言葉、たびたび、など）は使わないように注意してください。

訃報がメールで届いたら、まずはお悔みの言葉で始めて返信してください。以下で文例を紹介していきます。件名：〇〇様の訃報のご連絡について　このたびはご愁傷さまでございます　〇〇様がお亡くなりになったことを　心からお悔やみを申し上げます

ご家族の皆様におかれましてはご心痛のことと存じます　お心を強く持たれますようお祈り申し上げます　まずは略儀ながらメールでお悔やみ申し上げます

ここまで、訃報の案内をメールで送る際に記載すべきことや参考にしたい文例について紹介してきました。上記で紹介したこの様な基本的なマナーを参考にしながら、訃報の案内をメールで送りましょう。