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会社に葬儀の連絡をする際の文例や連絡方法やマナーについて紹介

ご家族が亡くなられた時、葬儀の段取りを決めるだけでなく、会社へ訃報の連絡もしなければなりません。なぜなら、その連絡を受けて会社側も、葬儀への出席者など対応を決定しなければならないからです。以下で、葬儀の連絡を会社にする際に参考にしたい文例やマナーを紹介します。

公開日 : 2020/10/17

更新日 : 2020/10/17

目次

葬儀にまつわる会社への連絡について

ご家族が亡くなられた時、悲しむ暇もなく葬儀社や菩提寺などと連絡を取らなければなりません。そして、すぐにご遺族で相談して葬儀の段取りを決める必要があります。さらに、会社関係者などの関係の方々へ訃報の連絡もしなければなりません。

 

特にご遺族の会社には、亡くなられた方との関係。他にも、葬儀の日程や喪主が誰になるのかを含む葬儀の詳細をすぐに連絡しなければなりません。なぜなら、その連絡を受けて会社側も、葬儀への出席者など対応を決定しなければならないからです。

 

以下では、急に葬儀をすることになった際に、お通夜や葬儀のことを会社内の誰にどのように連絡するべきか。基本的なマナーや連絡する際に参考にしたい文例と併せて紹介していきます。

葬儀があることを会社の誰に伝えるべきか

葬儀があることを会社に連絡する上で、抑えておきたいポイントは以下の4点です。1つ目が、最初に、直属の上司は必ず連絡することです。2つ目が、人事担当へ葬儀後の見舞金・埋葬料等の手続きの際に連絡することです。

 

3つ目が、基本的に同僚へ連絡する必要はないことです。そして4つ目が、基本的に取引先への連絡も必要ないことです。以下で詳細を説明していきます。

最初に、直属の上司は必ず連絡する

身内の不幸の知らせを受け時、まず直属の上司にその旨を伝えてください。なぜなら、部下の忌引き休暇を管理するのは直属の上司だからです。彼らが社員が休んでいる間の仕事の引継ぎや、取引先への対応なども行うことになります。

 

そのため迷惑をかけないためにも優先的に連絡しなければなりません。最初に上司に親族の葬儀があることを連絡した後に、葬儀の日程など詳細が決定したらすぐに、改めてメールやFAXで伝えるようにしてください。

人事担当へ葬儀後の見舞金・埋葬料等の手続きの際に連絡する

一般的には、直属の上司が社内への連絡や参列の準備などの指揮をとります。ただし、会社によっては冠婚葬祭に関する事務の一切を人事部等の社員が管理するケースもあります。そのため、人事部へ連絡をするよう上司から指示を受けた場合。

 

あるいは、社内規定で人事部への連絡が決まっている場合は人事担当にも連絡を入れてください。また、人事部などの管理部門は会社からの慶弔見舞金。他にも、健康保険組合からの埋葬料(葬祭費)といった助成金の支給手続きを請け負っています。

 

そのため、葬儀前の報告が不要の場合でも自身が喪主や遺族だった時は、人事部に連絡して必要な手続きについて相談するようにしてください。

基本的に同僚へ連絡する必要はない

上述した通り、忌引き休暇を取得したことは直属の上司が社内に伝達してくれます。そのため、個人的に同僚や部下に連絡する必要はありません。ただし、本人にしかわからない業務の引継ぎ。あるいは、進行中のプロジェクトがある際は、忌引き休暇中の対応について具体的な指示や伝達しておくことを推奨します。

基本的に取引先への連絡も必要ない

仮に、忌引き休暇を取得すると取引先との業務に滞りや支障が生じることもあります。ただし、故人との特別な関わりがある時以外は、取引先が葬儀に参列をしたり、弔電を打つことはありません

 

そのため、取引先に忌引き休暇を取得する旨を伝えてしまうと、香典の催促と受け取られてしまう可能性があります。その結果、今後の関係に影響してしまうこともあります。故に、取引先との業務については上司に一任するのが無難とされています。

葬儀があることを会社に伝える際の文例を紹介

ここでは、葬儀があることを会社に伝える際の文例を紹介を紹介していきます。以下では、大きく2つの文例に分けて紹介していきます。1つ目が、亡くなった方が会社の社員の場合の文例についてです。2つ目が、ご家族のご不幸があった場合の文例についてです。

亡くなった方が会社の社員の場合の文例

亡くなった方が会社の社員であった場合のご家族から連絡する際の文例を紹介します。以下、文例です。◎◎(故人)の(長男)の△と申します。かねてより、病気療養中であった(父)○○が本日亡くなりました。

 

お通夜は×月×日午後×時から、告別式は×月×日午前×時からA斎場で行います。喪主は私が務めます。なお、故人の意志により葬儀の方は家族だけで執り行います。

 

そのため、ご弔問・香典・供花などのご厚志につきましては失礼ながら固く辞退申し上げます。何かとご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ここまでが文例です。

ご家族のご不幸があった場合の文例

ご家族のご不幸があった場合の文例は、以下2つの文例に分けて紹介していきます。1つ目が、勤務先の会社の上司などへの電話で一報する際の文例です。2つ目が、勤務先の会社への葬儀日程の連絡する際のメールの文例です。

勤務先の会社の上司などへの電話で一報する際の文例

以下、勤務先の会社の上司などへの電話で一報する際の文例を紹介します。 お忙しいところ失礼します。〇〇課の▲と申します。お電話でのご連絡で申し訳ありませんが本日、私の(続柄)が亡くなりました。

 

葬儀では、私が喪主を務めることになりました。そのため、数日間お休みを頂くことになります。お手数おかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。また、葬儀の日程の方は決定しておりませんが、決定次第別途メールにてご連絡いたします。

 

仕事が忙しい中、何かとご面倒をおかけしますがよろしくお願い申し上げます。 ここまでが文例です。

 

勤務先の会社への葬儀日程の連絡する際のメールの文例

以下、勤務先の会社への葬儀日程の連絡する際のメールの文例を紹介します。 お世話になっております。 〇〇課の▲と申します。先ほど、お電話でご連絡いたしましたが、本日、私の(続柄)が他界しました。

 

葬儀の日程などが決まりましたので、ご連絡いたします。お通夜:×月×日 午後◎時から
告別式:×月×日 午前◎時から 場所:◇斎場(お通夜・告別式共に同じ所在地です)住所・電話番号:~ 喪主:▲ 宗教:仏式

 

つきましては×月×日まで忌引きを頂きます。皆様にはお忙しい中ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。ご連絡がありましたら、私の携帯電話宛てに直接ご連絡をお願いいたします。 ここまでが文例です。

会社に葬儀の連絡をするときの方法やマナーを紹介

会社に対して、葬儀があることを伝える際に用いる手段は電話。メール、FAXの合わせて3つです。これら3つの手段を状況に応じて使い分けることで、会社に葬儀の連絡を行いましょう。以下で、3つの手段ごとに使うべき状況やマナーを紹介していきます。

口頭で伝える際は電話でも可能

メールやFAXだけで連絡する場合、相手が内容を確認するまで時間を要する可能性があります。そのため、不幸の知らせを受けた場合はまず、口頭で親族の葬儀がある旨を伝えることを心がけてください。

 

ただし、自身が喪主または遺族である場合は準備で多忙になることは避けられません。こういう状況では、対面で連絡するのではなく、電話で連絡することも問題ありません。

 

また、不幸の知らせを受けた時点では、葬儀の日程など詳細は決まっていない段階です。そのため、親族が亡くなったことと、忌引き休暇を取得したい旨を口頭で伝えてください。

メールで伝える際は後程、電話する

葬儀がある旨を会社に連絡する際、電話した相手が出ない。または、電話をするのがはばかられる状況では、取り急ぎメールで訃報を知らせてください。ただし、メールでの連絡は取り急ぎの連絡に過ぎません。

 

そのため、後ほど改めて確認の電話をかけるようにしてください。この時、事情が事情ですので、LINE等のメッセージアプリで連絡しても失礼にはあたりませんが。連絡した際に「既読」が表示されたとしても、基本的なマナーとして確認の電話を忘れずにかけるようにしてください。

 

そして、葬儀の段取りが決まったら、葬儀の日程や場所等をメールで伝えます。この手の報告は口頭で説明すると、誤った情報が伝わる可能性もあります。そのため、詳細は文面にして送付した方がお互いに安心です。

FAXで連絡する

近年は減少傾向にありますが、メールの代わりにFAXで親族の不幸を職場に伝えることも可能です。ただし、いつ何時でも確認できるメールとは異なり、FAXは出社しなければ内容を確認することはできません。

 

さらに、特定の人だけに知らせることも不可能です。その時々の状況に応じて、FAXではなく口頭やメールで伝えることを推奨します。

マナーに則って、葬儀の連絡を会社に行いましょう

ここまで、葬儀の連絡を会社にする際に参考にしたい文例や基本的なマナーを中心に紹介してきました。上述した通り、迷惑をかけないためにも所属する会社にはすぐに葬儀に関する連絡をしなければなりません。紹介した文例やマナーに則り、早急に連絡することを心がけましょう。